Finalité du stockage des données informatiques! Jusqu’à quand ?

La croissance de la demande de stockage est exponentielle. On estime que de 160 Eo (Exaoctets) au niveau mondial en 2006, elle a atteint 1800 Eo en 2011 (1 exaoctets = 1 000 pétaoctets = 1 000 000 téraoctets = 1 000 000 000 gigaoctets).
On peut s’interroger sur la nécessité de stocker toutes ces données. Est-ce la peur d’en avoir besoin, la nécessité pour sa propre protection, ou encore une obligation fiscale ou pénale ?

Faut-il tout garder ? Ou trier et ne sélectionner que ce qui est nécessaire ? Sur quels critères le faire ?

La gestion électronique de documents : archivage et suppression

Le problème posé, il faut s’interroger sur le classement et notre capacité à trouver le document que l’on recherche. En effet, la masse de données accumulées n’a de sens que si son ou ses propriétaires sont à même de repérer et de récupérer l’élément recherché.

Au-delà des différentes technologies qui permettent d’enregistrer et stocker ces données, il faut également s’interroger sur la manière de détruire les données devenues inutiles. Car là est le vrai enjeu des années à venir n’en déplaise aux constructeurs qui rivalisent d’ingéniosités pour stocker plus encore de données.

Il existe pour le classement des données des logiciels de gestion électronique de documents qui permettent de classer et retrouver ce que l’on cherche, encore faut-il que ce ne soient pas des « usines à gaz » inaccessibles à l’utilisateur lambda.

Une fois classés, ces données doivent continuer à vivre. L’administration publie des règles de conservation de documents (Pour les particuliers : http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml & pour les entreprises : http://vosdroits.service-public.fr/pme/F10029.xhtml)  mais cela ne couvre pas la totalité des documents. Que fait-on des autres ? Et comment les détruire?

Nos équipes de R&D au sein d’ASP64 travaillent à la fin de vie de ces documents au sein d’une chronologie du cycle de vie des documents. L’idée première est que, dès l’introduction d’un document dans sa vie d’archive, il soit attribué à ce document une durée de vie qui aboutisse à sa destruction définitive.

Ce n’est qu’à ce prix que nous pourrons limiter cette débauche de besoins de stockage et travailler à réduire les besoins en électricité des nombreux centres d’hébergement nécessaires au stockage de ces données.

Le cycle de vie des données informatiques

• Etape 1 : Le document est créé et vie (modifications) il doit alors être géré en sauvegarde (multi versions)
• Etape 2 : Le document est figé, il entre alors dans une phase d’archivage courant (partage)
• Etape 3 : l’Archivage intermédiaire commence à la fin de l’usage courant du document jusqu’à l’échéance légale ou interne.
• Etape 4 : Archivage historique c’est l’étape « je garde au cas où » il doit aboutir à la destruction définitive du document pour faire de la place.