La Gestion Electronique de Documents (GED)

L’implantation d’une GED en entreprise est une formidable opportunité d’évolution permettant des gains de temps appréciables et une augmentation de la qualité dans traitement de l’information.

Malheureusement ces systèmes sont peu utilisés dans les PME, leurs mises en place n’est pas aisée et la complexité de certains logiciels est souvent synonyme d’échec.

Voici quelques réflexions qui vous permettrons de mieux appréhender ces systèmes :

Les GED sont des logiciels structurants.

Il faut savoir, avant toute chose, que la mise en place d’un système de GED, dans une entreprise implique une réorganisation des services, l’information circulant beaucoup plus facilement, vous trouverez certainement des personnes ou services qui refuseront de partager leurs connaissances pour protéger leurs pré-carrés. La mise en place de procédures (Workflow) permettant la modélisation et le traitement des flux de documents augmente les risques de refus de la part des salariés.

L’implication et la volonté de la Direction est indispensable au succès.

La sécurité et la confidentialité

Le choix d’utiliser la GED en local, multi-sites ou en mode hébergé (Cloud Computing) orientera les besoins d’équipements, ils devront être bien dimensionnés au niveau des serveurs, routeurs et sauvegardes.

En local, le serveur devra être suffisamment puissant pour supporter les données et le nombre d’utilisateurs, la sauvegarde sera soignée et de préférence externalisée, les accès distants hautement sécurisés.

En mode hébergé il faudra trouver le bon prestataire en regardant les conditions générales d’utilisation pour étudier les garanties apportées en cas de perte ou destruction des données et vérifier la sécurité apportée aux transactions sur Internet ainsi qu’au cryptage des données.

Dans une utilisation multi-sites hébergée sur vos propres serveurs, il faudra étudier particulièrement les routeurs et pare feux pour éviter des intrusions.

Typologies de GED

Une GED doit permettre avant tout de trouver les documents recherchés et le plus rapidement possible. Les produits existants sur le marché sont souvent calquées sur des systèmes de classement physiques (armoire, étagères, tiroirs…) ou plus contemporains sur des arborescences de type disque dur (répertoires, sous-répertoires …) La recherche n’est pas aisée et, si l’on se trompe d’armoire ou de répertoire dès le début, la recherche n’est pas prête d’aboutir. De plus, l’étude de la structure nécessaire à l’entreprise nécessite du temps et n’est que difficilement modifiable dans le temps (les erreurs de départs ne sont pas corrigeables).

Reconnaissance de caractères et indexation automatique.

On peut également s’interroger sur l’indexation automatique basée sur une reconnaissance de caractères du contenu. L’indexation sera d’autant plus confuse puisque trop libre. Les ressources demandées au scanner ou à l’ordinateur pénaliseront le flux de la saisie des documents.

Ne dit-on pas « trop d’information tue l’information »?

Importation automatique de documents.

Beaucoup de logiciels favorisent l’importation automatique des documents en provenance d’autres logiciels. Ainsi il est courant de trouver des importations de mail à partir d’Outlook ou des pièces comptables à partir de Sage au risque de ne pas contrôler ce qui rentre dans la GED. A ASP64 nous pensons que ce qui rentre dans la GED doit être trié et classé pour ne pas se retrouver avec une GED inutilisable par la présence de documents sans intérêt (est-ce intéressant d’importer tous les mails d’une entreprise, ou de rentrer toutes les pièces comptables ?).

ASP64 et La Gestion Electronique de Documents (GED)

Le département R&D d’ASP64 a développé un logiciel innovant de Gestion Electronique de Documents et d’Archivage à valeur probatoire : DocuPack.

Ce logiciel devait, dès sa conception, être opérationnel à la fin de la première journée et ne pas nécessiter plus de deux jours de conseil et formation pour diminuer drastiquement les prix d’implémentation. Cet objectif a été tenu et grâce à un guide de mise en place efficace, la société utilisatrice peut constater dès les premiers jours les bienfaits d’un tel système dans l’entreprise. Nous préconisons d’importer dans la GED dans un premier temps, les données entrantes et sortantes de l’entreprise (courriers, factures…) le passif de documents pouvant attendre une saisie mieux organisée que dans l’urgence. Le logiciel permet de commencer simplement et permet un enrichissement au fur et à mesure que l’on s’approprie et que l’on appréhende les tenants et les aboutissants.

La mise en place se fait au rythme de l’entreprise pour aboutir à l’organisation des processus (workflow) qui permettra la modélisation progressive les traitements des documents et ainsi améliorer la qualité des fonctionnements internes.

La structure du logiciel, permet de ranger toutes les données horizontalement, les documents sont « tagués » par des étiquettes qui permettent de les retrouver facilement.

Un des modes de recherche permet de trouver le document souhaité à l’aide d’étiquettes (mots clés) dans un nuage (plus l’étiquette est grosse plus il y a de documents associés) le premier clic de souris propose tous les documents associés à cette étiquette, le deuxième clic limite les documents à ceux portant les deux étiquettes etc. Généralement deux étiquettes suffisent.

Résumé des fonctionnalités de DocuPack :

– Archivage, Importation automatique, trois modes de recherche dont deux interactives

– Simplicité d’utilisation, Facilité d’installation, Recherche intuitive, Workflow, Horodatage, Sécurité, Connexion distante avec identification forte, multi-utilisateurs, multi-système d’exploitation, sans installation sur les postes de consultation, sur ordinateurs ou tablettes…

– Disponible sur serveur local, en mode web (Cloud Computing) et en mode mixte, DocuPack permet toutes les utilisations imaginables et en toute sécurité.

Pour plus d’informations, consulter notre site web : http://www.asp64.com/fr/gestion-documentaire/docupack

La GED c’est l’archivage, l’histoire de la société, c’est sa sauvegarde en matière de garantie et de preuves vis-à-vis de l’extérieur (procès, fisc …), c’est également la modélisation du fonctionnement des services (Workflow).