L’archivage des données en entreprise : méthode, lieu et conditions

L’archivage est une copie d’un document sur un autre support que celui d’origine, parfois dans un autre lieu avec pour objectif de le pérenniser.
Ce document peut être archivé en plusieurs versions correspondant à plusieurs étapes de son utilisation.
La phase d’archivage correspond à une étape où le document n’est plus utilisé, dans le sens où il n’est plus modifié, mais il doit, ou peut, être consulté par plusieurs utilisateurs et ce, pendant une période qui est tributaire de règlements ou encore d’échéances prédéfinies. Il faudra également penser à sa destruction une fois qu’il sera devenu inutile.

Retrouver un document archivé

Devant les milliers de documents que représentent l’archivage nécessaire dans les entreprises, il est quasi obligatoire d’avoir un bon outil de recherche, une structure de répertoires sur un disque ne suffit plus. Il faut alors stocker les données d’une façon structurée et utiliser des outils de Gestion Électronique de Documents (GED).

Comment pérenniser un archivage ?

Tout d’abord, il faudra utiliser un format standard qui perdurera et qui sera utilisable dans plusieurs années. Généralement, l’on préconise le format Acrobat (pdf) qui offre également l’avantage de réduire la taille des fichiers. Il faut proscrire les formats natifs des éditeurs de logiciels (Word, Excel, Sage…), ils ont le gros désavantage de nécessiter un environnement logiciel propriétaire et la relecture dans plusieurs années n’est pas assurée. De plus le format Acrobat « fige » le document et le rend moins modifiable ce qui est tout à fait adapté à l’archivage.
Ensuite, il faudra s’assurer que l’on pourra prouver que ce fichier correspond bien à celui d’origine et là, la date d’enregistrement ne suffira pas. La seule solution consiste à horodater le fichier par l’intermédiaire d’un « tiers de confiance » qui calculera un jeton (une signature) qui, associé au fichier, apportera une preuve de l’existence de ce fichier au moment de l’opération d’horodatage (qui devra être couplée à l’enregistrement en archive de ce même fichier). Cet archivage horodaté aura alors une valeur probante (pendant généralement 10 ans) devant les tribunaux, ce qui peut se révéler déterminant dans des conflits avec le fisc ou dans des procès avec des concurrents ou clients.

La question du lieu de stockage de ces archives

La majeure partie des entreprises stockent leurs fichiers au sein même de leurs locaux, est-bien adapté et raisonnable? Que se passera-t-il en cas de vol, incendie, destruction ou simplement panne matérielle ? À l’heure du « Cloud Computing » la solution est clairement d’externaliser son archivage.
Mais attention, pas dans n’importe quelle condition, vos archives sont une valeur immatérielle pour votre entreprise, vous ne pouvez pas les confier à n’importe qui. Il ne suffit pas de parler Data Center sécurisé, il faut également évoquer l’engagement que prend le prestataire de vous restituer vos données et ce qui se passe lorsqu’il ne peut pas le faire. La lecture des conditions d’utilisation du service est alors indispensable.
Il n’y a pas de secret, un service gratuit ou à très faible prix ne permet pas d’avoir, pour une entreprise, une garantie satisfaisante. Ces hébergeurs ne s’engagent réellement que sur le remboursement de ce que vous avez vous même payé pour utiliser ces services.

L’offre d’ASP64

Archivage, Sécurité, Externalisé, Recherche, Horodatage, Partage, voilà les maîtres mots des cahiers des charges des produits d’archivage développés par ASP64.
Les produits de sauvegarde et d’archivage créés par le département R&D  utilisent depuis longtemps les notions d’horodatage  et, le stockage réalisé dans nos centres d’hébergements est garanti contractuellement par une obligation de restauration des données confiées.
ASP64 proposera prochainement un outil d’archivage à valeur probante complémentaire aux outils actuels, qui alliera, à la sécurité du stockage existante, les facilités de recherche et de partage nécessaires à une bonne utilisation des archives.